Der Best Practice Ratgeber für Einkäufer gegen Höhenangst auf der Karriereleiter

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beide Geschlechter.

Vorwort

vielen Dank für den Erwerb dieses Best Practice Ratgebers mit dem selbsterklärenden Titel „Versierter Einkäufer“.

Dieses Fachbuch beinhaltet praxisnahe breite Informationen für alle Einkäufer, die sich persönlich und beruflich stetig verbessern und in der Position auch nachhaltig weiterentwickeln wollen. Das Werk enthält neben Leitfäden und Agenden auch ein komplettes Kapitel zum Themensektor "Strategische Verhandlungsführung" im Einkauf.

Zusätzlich werden Sie hier auch zahlreiche Umsetzungskonzepte für ein modernes, agiles und versiertes Kostenmanagement in Unternehmen finden. Seien Sie die Veränderung im Einkauf, die Sie sich wünschen, damit auch Sie nachhaltig davon profitieren und auf der Karriereleiter weiter „hochklettern“ können.

Wir haben uns sehr bemüht, dieses Werk stark komprimiert, leicht verständlich und umsetzungsnah zu gestalten. Das Ziel ist die absolute Praxisbetrachtung und umfassende Umsetzbarkeit in zahlreichen Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis

Transformation vom guten Verhandlungsführer zum versierten Verhandlungsexperten

Heizungserneuerung im Unternehmen inkl. moderner Brenner- und Hitzestrahlertechnik

Alternativen Briefzustelldienst nutzen, um Briefversandkosten im Unternehmen zu senken

Abkürzungsverzeichnis

Symbolerklärungen

In den konkreten Umsetzungskonzepten helfen Symbole im Kopfbereich und oberhalb der Nutzenbeschreibung, das Thema genau einzuordnen.

Komplexitätsgrad / Einführungszeitraum

niedrige Komplexität / kurzfristig umsetzbar

Autorenprofile

Christian Flick wurde 1979 in Melle (Niedersachsen) geboren. Neben nun 20-jähriger Berufserfahrung im Industrieeinkauf bei renommierten Unternehmen und einer dualen langjährigen selbständigen Tätigkeit im E-Commerce erwarb er im Jahr 2014 im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums den akademischen Grad des Master of Business Administration (MBA). Von der Motivation angetrieben, die betriebswirtschaftlichen Potenziale für diverse Unternehmen intensiv zu durchleuchten, entstand dieses praxisnahe Buch.

Mathias Weber

Abbildung: Autor Mathias Weber

Mathias Weber, geboren 1980, ist Gepr. IT-Projektleiter und blickt auf über 15 Jahre Erfahrung als Berater und Projektleiter in einer Web- und Kommunikationsagentur mit der Zielgruppe der mittelständischen Industrie zurück. Er lebt in der wirtschaftsstarken Region Ostwestfalen, wo sich Deutschlands Küchen- und Maschinenbaubranche konzentriert. Sein Schwerpunkt sind webbasierende Intranets für produzierende Unternehmen ab 100 Mitarbeitern, die interne Prozesse verschlanken und standardisieren, sowie die Einführung von E-Commerce-Plattformen für Hersteller von Markenartikeln und Großhändler.

XING-Kontakt: www.weberdev.de

Amazon-Autorenprofil: www.autor.weberdev.de

Blog: www.betrieblichesvorschlagswesen.de

eBooks: www.buchportfolio.de

Bloghinweis

Ergänzend zu diesem Buch finden Sie unter der Internet-Adresse

www.betrieblichesvorschlagswesen.de

einen Blog der beiden Buchautoren mit zahlreichen betrieblichen Verbesserungsvorschlägen und KVP-Themenansätzen. Dieser Blog wird stetig ergänzt und mit interessanten Ideen und Konzepten angereichert.

Im Wesentlichen bestehen im Blog viele Themen, die ebf. im Kontext Betriebliches Vorschlagswesen (BVW) und KVP stehen. Für Sie besteht somit ein weiterer wertvoller Wissenspool neben diesem Buch.

Des Weiteren führen die Autoren dieses Buches einen weiteren Blog, der sich ausschließlich auf reine Einkaufsthemen spezialisiert. Dieser ist unter

www.einkaufwissen.de

erreichbar. Die hier vorgestellten Konzepte und Ideen sind als „Inhouse Einkaufsberatung“ positioniert und sollen dem Leser wertvolle Werkzeuge und Strategien an die Hand geben, sein Wirken stetig zu optimieren.

Leitfäden / Agenden zur betrieblichen Verbesserung

Messebesuche detailliert vorbereiten und Besuchseffizienz deutlich steigern

Zu einem kaufmännischen und häufig auch technisch orientieren Job gehört auch der Besuch von jeweils relevanten Fachmessen. Oftmals bleibt im Berufsalltag aufgrund von zahlreichen anderen Projekten wenig Zeit, dennoch sollte man einen Messebesuch intensiv vorbereiten.

Es empfiehlt sich im Unternehmen (dies kann auch abteilungsübergreifend geschehen) eine Messe-Vorbereitungsagenda zu fixieren, die vor einem Besuch konsequent abgearbeitet wird. Diese Messe-Vorbereitungsagenda sorgt dafür, dass der eingesetzte Arbeitstag effizient und sinnvoll genutzt wird. Dies kommt allen Beteiligten zu Gute und sorgt für eine nutzenbringende Mehrwertstrategie.

Beispielhaft könnt eine solche Messe-Checkliste bzw. Messe-Vorbereitungsagenda wie folgt stichpunktartig fixiert und definiert sein:

Wir entscheiden, welche Aussteller wir genau besuchen wollen, im Idealfall mit Besuchsanmeldung und Terminvereinbarung.
Wir kennen im Vorfeld die Laufrouten und Standnummern, die für uns interessant sind. Eine Messekarte bzw. ein Hallenplan ist im Internet i.d.R. immer verfügbar.
Wir planen Pufferzeiten für Gesprächsverlängerungen und kleine Regenerationspausen mit ein. Ebenso Zeit für die zu absolvierende Laufstrecke zum nächsten Stand.
Wir kennen wichtige Vorträge und Podiumsdiskussion im Vorfeld. Hierzu wird ebenso direkt Zeitpuffer eingeplant.
Wir verzichten konsequent auf „Give-aways“, falls möglich, ohne unhöflich zu sein. Hauptgrund: Platzraubende „Give-aways“ sollten dankend abgelehnt werden, leider blockieren sie uns und auch die Folgetermine.
Wir kennen unseren Parkplatz: Vor und nach der Messe ist es nützlich, seinen Parkplatz zu kennen. Kleiner Geheimtipp: Die Stellplatznummer vom Parkplatz aufschreiben oder aber mit dem Handy fotografieren und somit auch nicht vergessen.
Wir betreiben eine sinnvolle Messenacharbeit!

Die Messenachbereitung ist ebenfalls sehr wichtig:

Bitte erhaltene Visitenkarten und Prospekte strukturieren und nach Priorität sortieren.
Vermerken, von welchem Tagesdatum diese sind, ggf. kleinen Eingangsstempel verwenden.
Ggf. Zwei-Stapel-System: „Ein Stapel für nachfassende Kontakte“ und „ein Stapel für allgemein informative Kontakte“.
Anschließend kurzen Messebericht erstellen, welcher an die direkten Kollegen und ggf. auch an den Vorgesetzten per E-Mail gesendet werden sollte. Kerninhalte: Messehighlights, Erkenntnisse, Aussichten, Neuheiten und Ausblicke/Chancen für das eigene Unternehmen.

Wir beachten vor einem Messebesuch:

Wir respektieren einen angemessenen Dresscode auf Basis der Unternehmensvorgaben zur gewollten Außendarstellung.
Wir sollten aufgrund der langen Stand- und Laufzeiten Schuhe verwenden, die dafür auch hilfreich sind. Für die Damen: Bitte nicht zu hohe Absätze. Für die Herren: Bitte Schuhe verwenden, welche bereits eingelaufen sind und nicht kneifen.
Wir verlagern auch bei unseren Messebesuchen ggf. Pausen vom Innenbereich in den Außenbereich, um unserem Körper ausreichend frischen Sauerstoff zu gönnen. Dies regeneriert und macht belastbar für den laufenden Messetag.
Wir erkennen starke Müdigkeit nach einem Messebesuch und verzichten auf lange Rückfahrten am Abend. Die Gesundheit und Unfallfreiheit steht im Fokus, eine Übernachtung im Hotel sollte im Bedarfsfall vorgeplant werden.

Effiziente Arbeitszeitnutzung im Einkauf

Ein Arbeitstag ist häufig gefühlt sehr kurz, der spürbar wachsende Berg an Aufgaben hingegen enorm groß.

Eine beispielhafte Methode, die dafür sorgt, dass mit einem kleinen Knopfdruck alle Probleme beseitigt sind, gibt es leider nicht.

Jedoch kann man beispielhaft einen kleinen Leitfaden aufstellen, der dabei hilft, die tägliche Arbeitszeit im Einkauf bestmöglich und effizient zu nutzen.

Wir schreiben alle Punkte auf eine ToDo-Liste (auch Kleinigkeiten zur Erledigung).
Wir wissen, welche Zeit ein Arbeitsschritt benötigt und schätzen diese im Vorfeld korrekt ein.
Wir planen freie Pufferzeiten ein und nutzen diese bei Bedarf.
Wir entscheiden, ob ein Arbeitsschritt eine niedrige, mittlere oder hohe Priorität hat (wir arbeiten entsprechend danach ab).
Wir kontrollieren wichtige Arbeiten nach, auch bei eigenen Aufgaben.
Wir vertagen noch nicht erledigte Aufgaben auf einen fixen anderen Tag (Schutz vor Nicht-Erledigung).

Planung einer konsequenten Erreichung von Zielen

Ein Leitfaden für Erfolg und die Erreichung von Zielen? Wofür soll das gut sein? Im Grunde einfach erklärt, denn es ergeben sich oftmals die gleichen Muster im Verhalten, die dazu führen, dass persönliche und berufliche Ziele verfehlt werden. Hierbei kann ein Leitfaden zur Zielerreichung dienlich sein.

Dieser könnte beispielhaft wie folgt lauten:

Wir agieren am liebsten als Team bei Zielplanungen.
Wir gehen mit kleinen Schritten zum großen Ziel.
Wir belohnen uns für unsere Erfolge (Teilerfolge eingeschlossen).
Wir haben unsere Ziele stets im Blick und fokussieren diese gewünschten Endergebnisse.
Wir bewerten auch Teilziele und ziehen regelmäßig ein Resümee / Fazit.
Wir stärken unser Selbstbewusstsein und das unseres Teams.
Wir erlauben uns regelmäßige Projektpausen, um Kraft zu tanken.
Wir sehen kleine Rückschläge als Neuausrichtungschance.
Wir lieben es, zu gewinnen und sehen stets Chancen in Situationen.

Die Top-Team-Motivationsstellhebel für die meisten Mitarbeiter

Was motiviert eigentlich die breiten Massen? Keine einfache Frage, doch gibt es immer wiederkehrende Punkte, die eine Vielzahl von Mitarbeitern als Top-Motivationshebel bewerten und deshalb auch entweder haben, oder aber aus einer Bestandssituation heraus nicht mehr missen möchten.

Nun fragen sich einige Führungspersönlichkeiten verständlicherweise regelmäßig, was man tun kann, um das eigene Team mehr zu motivieren und jeden einzelnen versierten Einkäufer in die positive Gruppendynamik zu integrieren. Hierdurch auch mehr Prozessoptimierungen aktiv umzusetzen und final auch ein agiles Kostenmanagement zu betreiben.

Die folgende Agenda zeigt eine beispielhafte Aufzählung dieser Möglichkeiten in unserer erprobten „WIR“-Darstellungsweise. Es sind in diesem Fall komplette Vorschläge, die indirekte Mehrwerte für die Mitarbeiter bieten. Mehrwerte wie Fixgehaltserhöhungen, Firmenwagenstellung oder zusätzliche Bonuszahlungen sind in diesem Fall bewusst nicht integriert worden.

Wir sorgen für ein sehr gutes Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.
Wir ermöglichen unseren Teammitgliedern flexible Arbeitszeiten und stellen dennoch breite Erreichbarkeit sicher.
Wir pflegen allseitig im Idealfall eine harmonische und wenn möglich freundschaftlich respektvolle Basis der Zusammenarbeit.
Wir laden unsere Mitarbeiter täglich ein, kalte und heiße Getränke (Tee, Kaffee, Wasser) kostenfrei während der Arbeit zu genießen.
Wir pflegen und fördern gesunde, gleich gewichtete und zielorientierte Teamarbeit.
Wir sorgen für ein angenehmes, modernes und gepflegtes Arbeitsraumambiente in allen Büros.
Wir laden zur betrieblichen Förderung von Gesundheitsmaßnahmen und Sportaktivitäten ein.
Wir sorgen dafür, dass wir exzellenten Kaffee anbieten können (hochwertige Maschine und geschmackvolle Bohnensorte).
Wir sorgen für eine angenehme Begrünung durch Zimmerpflanzen in allen Büros.
Wir sorgen für ergonomische, moderne und ansprechende Sitz- und Büromöbel in allen Büros.

Primäre Motivationsbausteine für Einkaufsteams

Aus Sicht der Autoren kann man signifikante Motivationssteigerungen natürlich nicht immer 1:1 bei jedem Menschen erreichen. Ebenso auch nicht immer mit den gleichen Stellschrauben.

Doch ist es dennoch äußerst elementar, das gesamte Einkaufsteam auf ein hohes Motivationsniveau zu bringen, damit die allgemeine Einkaufseffizienz ebenso hoch ist.

Auch wenn nicht jeder Mitarbeiter bzw. nicht jeder versierte Einkäufer mit den gleichen Motivationsbausteinen im positiven Sinne „anzutreiben“ ist, lassen sich über die Jahre der beruflichen Erfahrungen folgende u.g. Kernpunkte hierzu nennen bzw. auch definieren.

Agenda für elementare Motivationsbausteine zur Förderung von Mitarbeitern im Einkauf:

Transparenz
(Wir zeigen uns allseitig transparent und werden nachvollziehbar in Handlungen.)
Konsequenz
(Wir halten uns alle an Regeln und bei bewusster Missachtung hat dieses Folgen.)
Kompetenz
(Wir bilden uns stetig weiter und Vakanzen werden nach nachvollziehbaren Kompetenzen vergeben.)
Offenheit
(Wir belügen und betrügen uns nicht, weil dies nachhaltig das gesamte Team schwächt.)
Wertschätzung
(Wir belohnen gute Leistungen direkt und unmittelbar, wir loben und kritisieren nur sachlich bzw. konstruktiv.)

Wenn diese Leitfadenpunkte im Einkaufsteam bekannt sind, nachhaltig auf allen Ebenen auch „gelebt“ werden, besteht eine sehr hohe Chance, eine überdurchschnittlich hohe Motivation im Einkauf zu erhalten, was in der Regel bei diesen o.g. Bausteinen auch zusätzlich zu wirtschaftlichem Erfolg führen wird.

Generierung von Quick-Win-Einsparungen für Einkaufsmanager

Einsparungen und stetige Kostenoptimierungen sind für Unternehmen sehr wichtig. Deshalb werden auch Einkäufer und Einkaufsmanager regelmäßig dazu angehalten, Kostenstrukturen konstruktiv kritisch zu durchleuchten und zu hinterfragen.

Es bietet sich an, eine kurze Unternehmensagenda für Einkaufseinsparungen festzulegen. Beispielhaft könnte diese Einkaufsagenda bzw. der Leitfaden hierfür wie folgt formuliert werden:

Agenda zur Generierung von Einsparungen:

Wir nutzen die Marktmacht von Monopollieferanten.

Gerade bei z.B. Wiederverkäufern ein guter Stellhebel. Hohe Preisakzeptanz beim Endkunden, insofern gute Marge für Händler und Hersteller verhandelbar.
Wir nutzen die Innovationskraft unserer Lieferanten.

Ein reger Austausch ist beidseitig ein Mehrwert und kann eine Zusammenarbeit deutlich voranbringen.
Wir analysieren intensiv die Herstellerkosten.

Eine sog. „Cost Break Down Analyse“ ist anzuraten, um unnötige Kostentreiber offenzulegen.
Wir sprechen Lieferanten proaktiv an um Kosten zu senken.

Nicht erst reagieren, wenn der Lieferant agiert.
Wir hinterfragen unser Produktportfolio und das Sortiment unserer Lieferanten ebenso.

Ggf. kann man weitere Artikel des Herstellers listen, ggf. sollte man auch gewisse Produkte des Lieferanten anderweitig platzieren.
Wir prüfen, ob das Warenmanagement auf den Lieferanten übertragen werden kann.

Lagerbestandskontrolle und Mengenverantwortung an Lieferanten verlagern: Kanban-Systeme etc.
Wir bewerten unsere Lieferanten und fordern direkte Maßnahmen bei Leistungsverlusten.

Kann ein Lieferant aus Gründen, die nicht der Kunde zu verantworten hat, seine Lieferqualität nicht halten, werden Bezugspreise aktiv hinterfragt.
Wir hinterfragen Zahlungsziele, optimieren diese in Zusammenarbeit mit unseren Lieferantenpartnern.

Die Verbesserung einer Zahlungsmethode und eines Zahlungsziels kann uns schnell Einsparungen bringen, die in Summe große Beträge sein können.
Wir schreiben wichtige Bedarfsbereiche stetig aus und fördern einen fairen Wettbewerb unter starken Lieferpartnern.

Durch die stetigen Preisvergleiche in Kernbedarfsbereichen erzielen wir einen permanenten Benchmark.
Wir hinterfragen bei Vertragsschließung sehr kritisch den Part der vereinbarten Vertragslaufzeiten.

Strategische Geschäftsveränderungen und Marktpreisveränderungen können bewirken, dass eine kurze oder auch lange Vertragslaufzeit einen Mehrwert darstellen kann.

So oder auch ähnlich könnten diese Einkaufsagenda-Punkte formuliert werden. Im Einzelfall sollten diese Einzelpunkte nach Art, Größe, Liquidität und Branche des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.

Richtlinien in Mitarbeitergesprächen

Folgende Punkte sollten in jedem Fall vor und während eines Mitarbeitergesprächs bedacht werden. Natürlich ist es normal, dass man nicht nur loben kann, jedoch sollte auch die Kritik stets konstruktiv und zielführend sein.

Wir nennen den Problempunkt offen, klar und fair.
Wir kritisieren nur konstruktiv, nicht auf persönlicher Ebene.
Wir beschränken uns auf wesentliche Kritikpunkte und bleiben fokussiert.
Wir lassen auch unser Gegenüber seinen Standpunkt klären und räumen beidseitig Redezeit im Gespräch ein.
Wir bewerten erst, sobald beide Seiten den Standpunkt verdeutlicht haben.
Wir besprechen kurz und bündig die Ursachen für die Unstimmigkeiten.
Wir sind lösungsorientiert und wollen eine beidseitige Lösung finden.
Wir schließen jedes Gespräch mit einem Grundmass an positivem Fazit ab und vertagen ggf. einige Teilpunkte, welche nicht sofort geklärt werden konnten.
Wir bedanken uns beidseitig für das Gespräch und sehen positiv nach vorne.

Kündigungsvermeidung von guten Mitarbeitern

Gute Mitarbeiter wachsen nicht auf Bäumen und es gibt sie leider auch nicht wie Sand am Meer. Aber was heißt es überhaupt, gute Mitarbeiter im Einkauf zu haben? Aus Sicht der Autoren sind das Mitarbeiter, die menschlich gut in das Team passen, die sowohl theoretisch und praktisch einen breiten Wissensschatz haben, die sehr verlässlich und gewissenhaft arbeiten, die proaktiv mitdenken und vor allem die zur Firma halten bzw. Firmenloyalität aufweisen.

Als Fachvorgesetzter sollte man somit alles daran setzen, diese Mitarbeiter zu motivieren und für das Unternehmen zu halten. Es empfiehlt sich in jedem Fall die folgenden Punkte der beispielhaften Kurzagenda im Fokus zu behalten.

Wir belasten nicht einzelne Teammitglieder langfristig zu stark, es herrscht ein relativ faires Aufgabenverteilungsgleichgewicht.
Wir belohnen gute Arbeit und erkennen diese auch mit allen denkbaren Mitteln an.
Wir möchten dass unsere Mitarbeiter einen Bezug zur Firma haben, deshalb haben wir einen persönlichen Bezug zu jedem Mitarbeiter.
Wir halten unsere Zusagen und unser Wort hat stets Gewicht. Sollten wir eine Zusage nicht halten können, wird dies kommuniziert und eine Alternative wird angeboten.
Wir versuchen, leistungsfähige und hochmotivierte Mitarbeiter einzustellen, wir fordern und fördern nur nach diesem Prinzip der nachweislichen Leistung des Einzelnen.
Wir erkennen Leidenschaften von Mitarbeitern und versuchen, diesen bei der Aufgabenverteilung mit gerecht zu werden.
Wir haben ein Gespür für Menschen und sind nicht ignorant. Offene Dialoge und eine konstruktive Umgangsform mit Feedback sind ein Muss.
Wir wertschätzen die Kreativität unserer Mitarbeiter, alle Gedanken sind willkommen, werden ernsthaft bewertet und bekommen eine proaktive Rückmeldung.
Wir legen Wert darauf, unsere Mitarbeiter auch intellektuell zu fordern. Wer Herausforderungen sucht, darf sich dafür beweisen und bekommt seine Chance.
Wir möchten langfristige Arbeitsverhältnisse erhalten, die auf fairem Umgang, nachhaltigem Unternehmenswachstum und Transparenz basieren.

Verbesserung der Körpersprache

Die nonverbale Kommunikation ist sehr wichtig. Einige Menschen denken sogar, dass die Körpersprache mehr gewichtet wird, als die reinen Worte, welche gesprochen werden.

Natürlich kann man auch die Körpersprache intern/extern schulen und gezielt trainieren. Im Sektor Erfolgsmanagement sollte man dahingehend bei der Körpersprache folgende Punkte beachten:

Wir haben eine souveräne und wenig verkrampfte Körperhaltung.
Wir mögen das Leben und ein Lächeln tut uns nicht weh.
Wir haben Freude bei der Arbeit und ein Lachen ist gerne gesehen.
Wir begrüßen unsere Gäste mit einem Händeschütteln in normaler und angenehmer Kraftaufbringung.
Wir achten darauf, dass wir Niemanden im Team und in der Gruppe übersehen.
Wir achten darauf, dass wir nervöse Handbewegungen vermeiden und souverän wirken/sind.
Wir möchten authentisch sein und verbiegen uns nicht (keine gespielte Dominanzhaltungen o.ä.).
Wir versuchen, Augenkontakt in Dialogen zu halten und schenken auch der Gruppe stetig freundlichen Blickkontakt.

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