Si te piden que prepares un análisis del punto de equilibrio, ¿sabes por dónde empezar? ¿Sabes cuál es la diferencia entre una cuenta de resultados y un balance de situación? ¿Y entre margen bruto e ingreso? ¿Sabes por qué una empresa puede irse al traste aunque sea rentable? ¿El hecho de comprender los números de tu empresa te ha ayudado o te ha perjudicado en tu carrera?
Si al leer preguntas como éstas te echas a temblar, has llegado al sitio apropiado. Esta guía te dará las herramientas y la confianza que necesitas para tener unos buenos fundamentos en lo que a las finanzas se refiere, fundamentos que debe tener todo buen directivo. Aprenderás a:
“¿Cuál es el ROI del software que quiere comprar tu departamento?”
“El director financiero dice que los beneficios son fantásticos, pero que vamos justos de dinero: todo el mundo debe preservar la liquidez.”
“He estado analizando los números y parece que tus comerciales están sacrificando margen bruto por ingresos. ¿Has hablado con ellos de esta cuestión?”
“Nuestros días en inventario van en aumento. Tenemos que encontrar la manera de invertir la tendencia.”
“Me preocupa el negocio. Los estados financieros indican que la empresa no está invirtiendo en nuestro futuro como antes.”
Cualquier directivo empresarial ha oído preguntas y comentarios como los anteriores; en ocasiones en boca de un jefe o un director financiero, otras veces en charlas informales con sus compañeros. Sea cual sea la fuente, todos los comentarios tienen algo en común: dan por supuesto que entiendes los fundamentos de las finanzas. La persona que te habla presupone que conoces la jerga, que sabes leer estados financieros y que puedes servirte de herramientas financieras básicas para tomar decisiones.
Pero ¿qué ocurre si no estás seguro de la diferencia entre una cuenta de resultados y un balance de situación, o entre un beneficio y un flujo de caja positivo? ¿Y si no puedes definir días en inventario o periodo medio de cobro, o no sabes cómo utilizar estos números para mejorar el resultado financiero? ¿Y si alguien te pide que prepares un análisis de rentabilidad sobre la inversión (ROI) y se te hace un nudo en la garganta porque no tienes ni idea de por dónde empezar?
No te desesperes.
Para empezar, no eres el único, en absoluto. Los profesores de finanzas Karen Berman y Joe Knight cuentan en un artículo de la HBR («Are Your People Financially Literate?», octubre de 2009) que, cuando su Business Literacy Institute, con sede en Los Ángeles, utilizó un test de 21 preguntas sobre finanzas básicas para evaluar una muestra representativa de directivos estadounidenses, la puntuación media fue sólo de un 38%, un suspenso en cualquier clase. (Tras leer esta introducción, tendrás la oportunidad de examinarte con una pequeña muestra de preguntas similares.) Al menos esos directivos sacaron mejores resultados que el grupo de cuadros y directivos de empresas Fortune 500 que Andrew Ross Sorkin describe en un artículo publicado en el New York Times el 3 de septiembre de 2002 («Back to School, But This One Is for Top Corporate Officials»). En otro test sobre conceptos financieros, igual de básico, estos ejecutivos obtuvieron una puntuación media de un 32%.
Pero existe otro motivo para que no te sientas mal: poner remedio a la situación te resultará fácil. Leer esta guía es una muy buena manera de empezar. En la primera sección te presentamos los términos clave y los tres estados financieros principales. En la siguiente, aprenderás a utilizar algunas herramientas financieras esenciales. Así podrás tomar mejores decisiones para mejorar el desempeño de tu departamento. La sección final deja de lado los números y enfatiza la importancia de no bajar nunca la guardia. Ciertamente las finanzas son una ciencia, pero también son un arte, y cuando utilices sus herramientas tendrás que entender siempre el contexto en el que se inscribe lo que estás haciendo.
¿Para qué todo esto? El motivo es sencillo: todo negocio opera a partir de datos financieros. Si no conoces las herramientas financieras, no podrás aprovechar esta información. Si ni siquiera conoces el lenguaje de las finanzas, no podrás participar en la conversación sobre el estado tu empresa, por lo que tu carrera se podría ver perjudicada. Al finalizar la presente guía, habrás iniciado el camino para entender el lenguaje de las finanzas y utilizar sus herramientas. También estarás mejor situado para realizar un par de cursos avanzados, por así decirlo, recurriendo a fuentes que profundicen en el tema.
¿Te preocupa que los conceptos financieros sean demasiado complejos o que no puedas entender las matemáticas necesarias? Tranquilo, aprender los fundamentos de las finanzas no equivale a estudiar para convertirte en un profesional de los números. Los expertos en finanzas normalmente tienen que formarse al menos durante dos años y luego deben dedicar mucho tiempo a adquirir conocimientos especializados mientras trabajan. Esta guía no te dará toda la información, sólo aborda los conceptos básicos. Y las matemáticas que se necesitan para utilizar herramientas financieras son relativamente sencillas. No suelen ser más complicadas que la aritmética que utilizabas en la escuela, y los cálculos un poco más complejos se pueden hacer fácilmente con una calculadora o una computadora.
¿Preparado? Realiza el test de la página siguiente. Las respuestas están al final de la guía, pero no las mires aún. Después de leer todo el libro, podrás volver a hacerlo (en la página 159) y así podrás comparar tus resultados. Podrás comprobar cuánto has aprendido.
Esta prueba con diez preguntas no está pensada para medir toda tu inteligencia financiera, pero te permitirá hacerte a la idea de los principios básicos que debes conocer para ser mejor directivo. Cuando termines de leer la guía, podrás volver a realizar el test y comparar las puntuaciones. Si no sabes la respuesta, es mejor que marques «no lo sé» que intentar adivinarlo. Así podrás valorar mejor tus progresos después.
Las siguientes preguntas han sido elaboradas con la ayuda del Business Literacy Institute de Los Ángeles. En la web www.business-literacy.com se puede adquirir un test de inteligencia financiera más exhaustivo.
¿Qué posee tu empresa y qué deudas tiene con terceros? ¿Cuáles son sus fuentes de ingresos y cómo se ha gastado su dinero? ¿Cuántos beneficios ha obtenido? ¿Cuál es el estado de su salud financiera? Podrás responder a estas preguntas consultando los tres principales estados financieros: el balance de situación, la cuenta de resultados y el estado de flujo de caja.
Estos son los documentos esenciales del negocio. Los ejecutivos los utilizan para valorar el desempeño de la empresa e identificar áreas donde actuar. Los accionistas los analizan para estar al tanto de cómo están gestionando su capital. Los inversores externos los utilizan para identificar oportunidades. Las entidades financieras y los proveedores los consultan rutinariamente para determinar la solvencia de las empresas con las que operan.
Todos los directivos, independientemente de dónde se encuentren en el organigrama de la compañía, deben tener un buen conocimiento de los estados financieros básicos. Los tres utilizan el mismo formato en cualquier empresa, aunque algunas partidas específicas pueden variar en función de la naturaleza del negocio. Si puedes, consigue copias de los estados financieros más recientes de tu empresa para poder compararlos con los ejemplos que aquí trataremos.
Las empresas elaboran el balance de situación para resumir su posición financiera en un momento dado, normalmente al finalizar un mes, un trimestre o el ejercicio fiscal. El balance de situación muestra qué posee la empresa (sus activos), qué debe (sus pasivos) y su valor contable o patrimonio neto (también conocido como recursos propios o neto patrimonial).
Los activos son todos los recursos físicos que una empresa puede poner a trabajar al servicio del negocio. Esta categoría incluye dinero en efectivo e instrumentos financieros (como acciones o bonos); existencias de materias primas y productos acabados; terrenos, edificios y equipos; y cuentas por cobrar de la empresa, es decir, fondos que los clientes le deben por bienes y servicios adquiridos.
Los pasivos son deudas a proveedores y a otros acreedores. Si una empresa toma prestado dinero de un banco, ese dinero es un pasivo. Si compra piezas por valor de 1 millón de dólares —y en la fecha del balance de situación aún no las has pagado—, ese millón de dólares será un pasivo. Los fondos que la empresa debe a sus proveedores se conocen con el nombre de cuentas por pagar.
Esta definición da lugar a lo que suele conocerse con el nombre de ecuación fundamental de la contabilidad:
activo – pasivo = patrimonio neto
o
activo = pasivo + patrimonio neto
El balance de situación muestra los activos a un lado del balance y los pasivos y el patrimonio neto al otro. Su objetivo es informar sobre la situación económica y financiera de una empresa. Como su nombre indica, ambos lados del balance deben estar en equilibrio.
Supongamos, por ejemplo, que una empresa informática adquiere de un proveedor de piezas electrónicas placas madre por valor de 1 millón de dólares, con un plazo de pago a 30 días. La compra incrementa los activos de existencias de la empresa en 1 millón de dólares, y sus pasivos —en este caso, sus cuentas por pagar— aumentarán en la misma cantidad. El balance se mantiene en equilibrio. Del mismo modo, si la misma empresa toma prestados 100.000 dólares de un banco, la inyección de efectivo aumentaría tanto sus activos como sus pasivos en 100.000 dólares.
Ahora supongamos que esta empresa tiene 4 millones de patrimonio neto y un incendio quema activos no asegurados por valor de 500.000 dólares. Sus pasivos seguirán siendo los mismos, pero su patrimonio neto —lo que quedará una vez que haya satisfecho sus obligaciones— bajará hasta los 3,5 millones.
Observa cómo el total de activos es igual al total de pasivos más el patrimonio neto en el balance de situación de Percheros SA, la empresa imaginaria cuyas finanzas iremos analizando a lo largo del presente capítulo. El balance de situación (véase la página 15) no sólo describe cuánto tiene la compañía invertido en activos, sino también qué tipo de activos posee, qué parte corresponde a los acreedores (pasivos) y qué parte son recursos propios (patrimonio neto). El análisis del balance de situación puede darte una idea de la eficiencia con la que una empresa utiliza sus activos y gestiona sus pasivos.
Los datos contenidos en un balance de situación son útiles sobre todo cuando se comparan con la misma información de uno o más años. El balance de situación de Percheros SA muestra sus activos, pasivos y patrimonio neto a 31 de diciembre de 2010 y 31 de diciembre de 2009. Compara las cifras y podrás comprobar que Percheros SA está yendo en la buena dirección: ha aumentado su patrimonio neto en 397.500 dólares.
Analicemos más detenidamente cada sección del balance de situación.
Lo primero de la lista son los activos fijos (o no corrientes), más difíciles de convertir en efectivo. La mayor categoría de activos no corrientes suele ser la de bienes inmobiliarios, instalaciones y equipos; para algunas empresas, esta es la única categoría bajo este epígrafe.
Las fusiones y adquisiciones pueden añadir otra categoría de activo: si una empresa ha adquirido otra compañía por un precio por encima del valor justo de mercado de sus activos, la diferencia se conoce como fondo de comercio y debe quedar registrada. Se trata de una ficción contable, pero el fondo de comercio suele incluir elementos intangibles con valor real, como las marcas, la propiedad intelectual o la reputación que haya acumulado la empresa.
Puesto que, salvo los terrenos, los activos no corrientes no duran para siempre, la empresa debe cargar una parte de su coste a los ingresos durante su vida útil estimada. Es la operación conocida como amortización, y el balance de situación muestra la amortización acumulada para todos los activos no corrientes de la empresa. El valor de bienes inmobiliarios, instalaciones y equipos menos la amortización acumulada es igual al valor contable actual de bienes inmobiliarios, instalaciones y equipos.
Para finalizar, el activo circulante (o corriente): las existencias, las cuentas a cobrar, los valores negociables y el efectivo en caja. En términos generales, el activo circulante puede convertirse en efectivo en menos de un año.
El balance de situación muestra, en efecto, cómo se pagaron los activos: con dinero prestado (pasivo), capital de los propietarios o ambos.
Como hemos explicado antes, si restamos todos los pasivos del total de activos nos queda el patrimonio neto. En éste se incluye el beneficio no distribuido (beneficio neto que se acumula en el balance de una compañía después de repartir los dividendos entre los accionistas) y el capital desembolsado (capital recibido a cambio de acciones).
Ahora prestemos atención a las obligaciones de la compañía.
Los pasivos a largo plazo suelen ser bonos e hipotecas: deudas que por contrato la empresa está obligada a reembolsar en un periodo de tiempo mayor a un año.
La categoría de pasivo corriente representa el dinero que debe a acreedores y otros, y que normalmente deberá abonar en el plazo de un año. Incluye préstamos a corto plazo, sueldos devengados, impuestos sobre ingresos devengados, cuentas por pagar, así como la obligación actual de reembolso de un préstamo a largo plazo.
Es posible que las cifras del balance de situación no se correspondan con los valores reales de mercado, salvo si se trata del dinero en efectivo, las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar. La razón es que los contables deben registrar la mayoría de los elementos a su coste histórico. Por ejemplo, si el balance de una empresa incluye un terreno por valor de 700.000 dólares, este número se refiere a lo que pagó la empresa por él cuando lo compró. Si lo adquirió en el centro de San Francisco en 1960, podemos tener la certeza de que ahora su valor será inmensamente mayor que la cifra consignada en el balance de situación. Entonces ¿por qué utilizan los contables valores históricos en lugar del valor de mercado? La respuesta breve es que se trata del mal menor. Si hubiera que registrar los valores de mercado, entonces cualquier empresa que cotice en bolsa tendría que realizar una tasación profesional de todas sus propiedades, existencias en almacén, etc., y lo tendría que hacer todos los años, lo que sería una pesadilla logística.
¿DÓNDE ESTÁN LOS ACTIVOS HUMANOS?
Cuando se analizan los estados financieros de una empresa para conocerla mejor, suele observarse que el balance de situación tradicional no refleja el valor y el potencial de beneficios del capital humano y otros elementos intangibles. (Recuerda que los elementos intangibles incluidos en el fondo de comercio sólo aparecen cuando una empresa adquiere otra empresa y la cifra sólo representa el valor intangible de la compañía adquirida en el momento de la compra.) La ausencia de elementos intangibles en el balance es especialmente significativa en el caso de empresas basadas en el conocimiento, cuyas habilidades, propiedad intelectual, valor de marca y relaciones con los clientes pueden constituir sus activos más productivos. En efecto, un estudio realizado hace unos años por Baruch Lev en la Universidad de Nueva York reveló que el 40% de la valoración de mercado de una compañía media no se ve reflejado en su balance de situación. En el caso de las empresas de alta tecnología, el porcentaje subía hasta el 50%. Así pues, directivos e inversores deben ver más allá del ladrillo, los equipos y el efectivo que conforman los activos del balance para determinar el valor real de una compañía.
Aunque el balance de situación está preparado por contables, está lleno de información importante para los directivos no financieros. En apartados posteriores de esta guía, aprenderás a utilizar los ratios del balance para gestionar tu propia área. Por el momento, vamos a analizar un par de maneras en las que los números del balance revelan la eficiencia de las operaciones de una empresa.
Si restamos el pasivo corriente del activo corriente, obtendremos el fondo de maniobra (o capital de trabajo) neto de la empresa o la cantidad de dinero inmovilizada en las operaciones actuales. Un cálculo rápido a partir de su balance más reciente indica que Percheros SA tenía 1.165.500 dólares de fondo de maniobra neto a finales de 2010.
Los gestores financieros prestan especial atención al nivel del fondo de maniobra, que normalmente se amplía o se contrae con el nivel de ventas. Un fondo de maniobra demasiado pequeño puede poner una empresa en una mala situación: puede impedirle pagar las facturas o aprovechar oportunidades rentables. Pero un fondo de maniobra demasiado grande reduce la rentabilidad, ya que este capital debe financiarse de algún modo, normalmente a través de préstamos con interés.
Las existencias (o inventario) son un componente del fondo de maniobra que afecta de forma directa a muchos directivos no financieros. Como con el fondo de maniobra en general, existe una tensión entre tener demasiadas existencias y tener demasiado pocas. Por un lado, tener muchas existencias resuelve problemas empresariales. La compañía puede servir los pedidos de los clientes sin demoras y el inventario actúa como un amortiguador frente a posibles paros de la producción o interrupciones en el flujo de materias primas o piezas. Por el otro, cada elemento del inventario debe estar financiado y el valor de mercado de las propias existencias puede disminuir mientras permanezcan en los estantes.
Los primeros años del negocio de las computadoras personales nos dan un ejemplo dramático de hasta qué punto un exceso de inventario puede afectar a los beneficios de una empresa. Algunos analistas estimaron que el valor del inventario de productos acabados —computadoras ya fabricadas— se esfumaba a un ritmo aproximado de un 2% al día a causa de la obsolescencia tecnológica que se producía en un sector en rápida evolución. A mediados de los años noventa Apple sufrió mucho por las crisis de inventario. Hasta que la empresa no pudo reducir drásticamente sus existencias rediseñando sus operaciones, tuvo que lanzar sus componentes obsoletos y productos acabados al mercado con descuentos enormes. En cambio, su empresa rival, Dell, fabricaba las computadoras bajo pedido, por lo que funcionaba sin ningún inventario de productos acabados y con un almacén de componentes relativamente pequeño. La fórmula del éxito de Dell fue una cadena de suministro y un sistema de montaje que trabajaban a tal velocidad que la empresa podía fabricar sus PC según las especificaciones del cliente. Las computadoras Dell acabadas no pasaban semanas en los estantes de un almacén, sino que iban directamente de la cadena de montaje a los camiones de reparto. La lección que los directivos deben sacar de esta situación es la siguiente: diseña tus operaciones de modo que se minimice el inventario.
El uso de dinero prestado para adquirir un activo es lo que se conoce como apalancamiento financiero. Se dice que una empresa está fuertemente apalancada cuando el porcentaje de deuda en su balance es elevado con respecto al capital invertido por los propietarios. (El apalancamiento operativo